衢州市生态环境局江山分局档案数字化建设规划

1档案整理：主要是对档案进行鉴别、组卷组件、排序、编页以及废卷立件的整理工作。保证档案实体符合江山市档案局立卷归档标准，使后续加工环节顺序进行。

1.1 做好文件材料保管期限的划分工作，正确划分永久、30年及10年保管期限的划分。

1.2给每份应该归档文件每页正面右上方、背面左上方使用专用页码机逐页敲打页码，并在每份文件的上方空白处盖归档章、填写全宗号、室编件号、文件编号、年度、责任者、保管期限、正题名、页数等。

1.3 在扫描前对案卷进行拆卷时在保护档案不受损害的前提下拆除装订物，逐份对档案进行核查核实，查看有无折、缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并视需要作出标识确保档案数字化质量。

1.4 对已整理好的实体档案，在纸质档案数字化转换过程交接登记表单上登记好要扫描页号。

1.5 扫描完成后的档案装订，对照新打印出的目录核对内容，保证案卷装订牢固、整齐，卷内材料不松动、尽量与未拆装前保持一致。

1.6 档案装订：在不破坏原档案的前提下，将数字化加工后的档案恢复到原版原貌、原始顺序以及原装订形式不变，装订时应并且符合入馆标准。拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订，恢复档案的原貌。恢复装订时。应注意保持档案的排列顺序不变，案卷不掉页、左边和底边整齐，做到安全、准确、无遗漏。对于贴纸、便签等纸张较小的文件，根据档案实体情况，尽量保持档案原始原貌，在必要的情况下征求江山市档案局意见。

2.档案扫描：主要是对档案数字化加工以保证档案电子数据符合江山市档案馆档案进馆标准。

2.1根据档案幅面的大小来选择相应规格的扫描仪进行扫描，同一页面有两个以上的文件，分开扫描，所有档案采用平板扫描方式进行扫描，所有扫描图像缩放比应为 100%（扫描件原始大小），扫描时采用分辨率200dpi的彩色扫描模式，单页TIFF根式，使用LZW无损压缩。

2.2在扫描图像前，应先进行试扫，调整扫描仪参数以使扫描后的图像清晰，尽量无黑边。工作时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁档案，以及将档案带离现场。

2.3逐页扫描时要仔细地核查档案页号，如发现存在漏编、错编页号的情况，需及时补编、改编页号。

2.4 扫描完成的图像以该文件档号为据对扫描图像建立相应文件夹，文档的数量和存储顺序与原档案资料的数量和顺序一致。

2.5对于若有大幅面档案≧A3，扫描后可以采用拼接方式处理。

2.6 较薄纸张在扫描之前，可在纸张下加入白色打印纸作衬。

2.7对纸质差、字迹不清晰的扫描件可适当增加扫描扫描精度，确保扫描件信息完整详细的被保存。

2.8 扫描的页面内容居中显示，图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。所有幅面档案扫描形成的文件应在保证图像质量的前提下，尽量减小存储容量为准则。

2.9 填写纸质档案数字化转换过程交接登记表当，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

2.10 扫描校对：主要是对扫描后的图像进行质检的过程，保证扫描的质量。校对内容主要是包括少秒图像的质量是否符合要求；目录和图像是否一一对应；电子图像与档案实体是否一致。

3. 图片处理：对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何有效信息。

3.1保持档案原貌，原始档案上的污点、图像等不进行处理，但扫描时产生的黑线、指印、阴影或污点必须清楚干净（在放大50%的情况下）。由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但尽量保证图像可读。

3.2 纠偏：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜角度不得大于1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以保持与档案实体方向一致或符合阅读习惯。

3.3 去污及裁边处理：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

3.4 图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

3.5 经过OCR识别、去污、纠偏等技术处理后对图像进行拼接：对原件粘贴的大幅面档案，因不可能撕开扫描因此需要分区扫面形成的多幅图像拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

3.6 图像成品要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。

3.7 数据对应：档案目录数据（包括案卷目录和卷内目录）与扫描图像100%正确对应。

3.8 图像质检：主要是对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；对于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整；认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见，并提交江山市数字化档案局审核同意后，进行处理。

3.9 图像存储：对处理合格后的档案图像按照江山市档案局的要求由单页tiff格式转成jpg格式，再在jpg格式的基础上合并成双层的pdf格式，转换前后页面大小、背景色一致；每份档案文件与其图像文件通过档号和图像文件名的一致性，建立一一对应，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

4、目录著入

4.1 数据格式依据《江山市档案馆馆藏档案数字化加工技术标准》的目录数据著录标准进行著录。

4.2按照采购方的要求进行各类案卷级目录和文件级

目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录内容包括卷、档号录入（全宗号4位-目录号3位-案卷号4位-页号3位）、件档号录入（全宗号4位一年度4位-保管期限4位-件号位）、案卷级目录录入要素（全宗号、目录号、案卷号、提名、全宗名称、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、案卷总页数、备注）、文件级目录录入要素（全宗号、责任者、年度、保管期限、目录号、页号（件号）、页数、文件题名、文件日期、密级、组织机构或问题、备注）。

4.3采用“一稿双录，人机双校”的方式进行著录，即两个人著入同一内容的目录，由软件《比较大师》进行自动比对，如有错误自动返红显示，第三个人与原档案资料对照进行核对，增删、修改不符合要求的项目，对档案资料进行补录和校对，做到在录入数据的同时做好校对工作。

5. 数据备份

5.1对扫描原件TIFF格式文件、处理好后的TIFF格式文件、转换后的JPG格式文件、双层PDF文件数据及目录数据各备份三份。

5.2 当 TIFF 格式文件或 JPG格式文件以及PDF格式文件达到900G时，可进行数据备份。

6. 数据挂接

6.1 处理完成后的PDF格式数据，由我方项目负责人挂接导入博通江山馆藏档案资源管理系统平台上。我方负责人对数据库进行优化，确保数据正常运行。

6.2 待挂接数据通过质检环节确认为合格，并按照软件的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速、准确挂接。

6.3实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，条目与图像文件挂接正确率要求达到100%。